Politica de confidențialitate

Versiune provizorie, în vigoare de la 26 octombrie 2026. O vom înlocui cu o variantă revizuită juridic; schimbările vor fi anunțate pe această pagină.

1. Cine suntem

birou.online este o aplicație de management financiar și administrativ pentru organizații neguvernamentale. Platforma este operată de Conion Gamma SRL, CUI 46406733, sediul in Simleu Silvaniei, str. Tudor Vladimirescu, nr. 27.

2. Două roluri diferite

Pentru conturile de utilizator și pentru mesajele trimise prin formularul de contact, birou.online este operator de date: hotărâm noi de ce și cum le prelucrăm.

Pentru datele pe care o organizație le introduce în aplicație — proiecte, bugete, achiziții, furnizori, contracte, facturi, documente —, organizația este operatorul, iar birou.online le prelucrează doar în numele ei și după instrucțiunile ei (persoană împuternicită). Cererile privind aceste date se adresează în primul rând organizației; le transmitem noi, dacă ajung la noi.

3. Ce date prelucrăm

• Contul de utilizator: nume, adresă de email, organizația și rolul în ea. Parola nu se păstrează în clar, ci doar sub formă de amprentă criptografică.
• Datele organizației: denumire, CUI, adresă, date de contact, reprezentant legal.
• Datele de lucru introduse de organizație: proiecte de finanțare, bugete, achiziții, oferte, contracte; datele furnizorilor, inclusiv, pentru persoanele fizice, CNP, adresă și cont bancar, necesare în contracte și la plăți.
• Facturile primite prin e-Factura, pentru organizațiile care autorizează această integrare (vezi secțiunea 5).
• Mesajele trimise prin formularul de contact: nume, email, organizație și textul mesajului.
• Date tehnice: jurnale ale serverului (adresă IP, pagina cerută, data și ora, tipul browserului), folosite pentru funcționare și securitate.

4. De ce le prelucrăm

• ca să furnizăm serviciul contractat de organizație (executarea contractului);
• ca să răspundem mesajelor primite prin formularul de contact (interes legitim, la cererea ta);
• ca să protejăm aplicația și datele împotriva accesului neautorizat (interes legitim);
• ca să respectăm obligațiile legale care ni se aplică.

Nu vindem date, nu le folosim pentru publicitate și nu facem profilare.

5. Integrări cu servicii externe

Integrările sunt opționale și le activează organizația, din „Integrări”. Accesul obținut se păstrează cifrat și poate fi retras oricând, din aplicație sau din contul serviciului respectiv.

Google Drive

Organizațiile își pot ține documentele în propriul Google Drive. birou.online cere doar permisiunea drive.file: vede numai fișierele și folderele pe care le creează chiar aplicația și folderul ales explicit de utilizator, nu restul Drive-ului. Folosim acest acces exclusiv ca să creăm foldere și să încărcăm, să listăm și să descărcăm documentele organizației, la cererea utilizatorilor ei. Datele primite de la Google nu sunt transferate altor persoane, nu sunt folosite pentru publicitate și nu sunt folosite pentru antrenarea unor modele de inteligență artificială.

birou.online's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

e-Factura (ANAF SPV)

Cu autorizarea unei persoane care are semnătură calificată înregistrată în SPV pentru CUI-ul organizației, birou.online citește facturile primite de organizație din sistemul național e-Factura. Accesul este doar de citire și ține cel mult un an. Arhivele originale ale facturilor se păstrează în Google Drive-ul organizației, dacă acesta e conectat.

6. Cine mai are acces la date

Folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru, doar în măsura necesară:

• furnizorul de găzduire a serverelor (DigitalOcean);
• furnizorul de email tranzacțional, pentru emailurile trimise de aplicație;
• Google și ANAF, doar pentru organizațiile care activează integrările de mai sus.

Datele unei organizații nu sunt vizibile altor organizații care folosesc platforma.

7. Cât timp păstrăm datele

Datele de lucru ale unei organizații se păstrează cât timp aceasta folosește serviciul. La încetare, le returnăm sau le ștergem, la alegerea organizației, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm. Mesajele de contact se păstrează cât e necesar ca să le răspundem. Jurnalele serverului se păstrează pe o perioadă scurtă, pentru securitate.

8. Cum protejăm datele

Conexiune criptată (HTTPS), parole păstrate doar ca amprentă, chei de acces la serviciile externe cifrate în baza de date, separarea strictă a datelor între organizații și acces în aplicație în funcție de rolul fiecărui utilizator.

9. Cookie-uri

Folosim doar cookie-uri strict necesare: sesiunea de autentificare, protecția formularelor (CSRF) și mesajele afișate după o acțiune. Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate.

10. Drepturile tale

Ai dreptul de acces la datele tale, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, la portabilitate și de opoziție. Ai și dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro).

11. Contact

Pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale, scrie-ne la [email protected].